Muita se fala sobre WBS/EAP, mas muitas vezes é uma ferramenta muito negligenciada durante o planejamento. Alguns GP’s acabam achando a WBS/EAP uma ferramenta um pouco repetitiva.
Será mesmo?
Bom para quem não conhece, a WBS/EAP é a estrutura analítica do Projeto, também conhecida como WBS (Work Breakdown Structure) ou a história em quadrinhos do projeto.
É uma ferramenta bem interessante e que pode apoiar muito o trabalho de planejamento e de controle de um projeto. Vou apresentar 5 dicas essenciais para que vc possa criar uma WBS/EAP arrebatadora.
- O Stakeholder acima de qualquer coisa: no momento de iniciar a elaboração da tua WBS/EAP, pense no teu stakeholder acima de qualquer coisa. A WBS/EAP deve ser de fácil entendimento dos envolvidos, ele tem que conseguir tangibilizar o projeto naquele conjunto de caixinhas.
Não adianta elaborarmos uma WBS/EAP super técnica e agregar pouquíssimo valor ao Stakeholder, tudo bem que não existe WBS/EAP certa ou errada, mas é importante pensar na interpretação dele sobre sua decomposição.
Parta da premissa de que o teu Stakeholder não tem conhecimento técnico e muito menos tem conhecimento profundo do projeto, sempre te desafie para avaliar se a WBS/EAP elaborada pode ser entendida por alguém que não faz parte do projeto.
Enquanto você não chegar nesse nível, invista um pouquinho mais de tempo, pois esse alinhamento é primordial. - Planeje da forma como você será questionado: muito alinhado a primeira dica, temos que planejar da forma como seremos questionados durante a execução do projeto.
Dificilmente o teu patrocinador ou demais Stakeholders te questionarão de maneira bem macro sobre o andamento do projeto, certamente irão de perguntar sobre uma determinada entrega, por exemplo, em uma WBS/EAP de uma obra, dificilmente o GP terá que reportar de maneira geral o projeto, o patrocinador vai querer saber o andamento da construção da alvenaria, da área de lazer ou acabamento, por exemplo.
Eu detesto trabalhar com uma WBS/EAP que me mostra o ciclo de vida do gerenciamento de projetos (iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento), para mim a WBS/EAP deve ser composta por entregas, o trabalho de gerenciamento não precisa estar exposto na WBS/EAP (alguns acharão isso uma blasfêmia ), mas parto do princípio de que se o projeto tem um GP a premissa é que ele gerencie adequadamente o projeto, não gosto de “poluir” minha WBS/EAP.
Dessa forma, a minha WBS/EAP é muito mais voltada aos objetivos do negócio, tento ao máximo me aproximar do universo dos meus Stakeholders, é um exercício bem interessante e muitas vezes complexo, mas na hora do controle é uma mão na roda!
A minha dica aqui é fazer uma sessão de Brainstorming com os envolvidos e fazer com que o segundo nível da WBS/EAP seja composto das entregas que estarão previstas no projeto.E o que são as entregas?
As entregas podem ser seus marcos contratuais ou a forma como você vai dividir o seu projeto. Essa rastreabilidade é muito saudável para o projeto e para o GP. Abaixo coloco um exemplo de um segundo nível voltado a entregas.
@Carlos Rossini, olhei com cuidado o teu cronograma e tentei pensar em uma forma de estruturar a WBS/EAP, eu peço que você faça uma reflexão: Quando vc vai fazer o controle do teu projeto, você reporta teu patrocinador por pavimento ou por fase do processo?
Essa resposta lhe apoiará na decisão de como compor o teu nível 2. - Nem menos que 8 e nem mais que 80: decomponha a tua WBS/EAP até que ela fique com pacotes de trabalho com no mínimo 8 horas e no máximo 80.
Menos que 8 eu não recomendo, pois vc estará praticando a micro gestão e “poluirá” a sua WBS/EAP com informações que não agregarão valor ao teu projeto; em contrapartida, mais que 80 você poderá perder o controle e demorar muito tempo para evoluir o desempenho de um pacote de trabalho, ou seja, você trará o gerundismo ao teu projeto.
As vezes parece bem difícil chegar a esse nível de detalhe na WBS/EAP, confesso que dependendo da complexidade do projeto eu não sigo essa regra do 80 em 100% dos casos, analise o teu projeto e tente ao máximo usar essa regrinha, ela pode te ajudar demais da conta. - Rastrear é preciso: acho bem complicado ter uma WBS/EAP que é descolada do cronograma, na minha visão mesmo que você não esteja usando uma ferramenta que integre o seu cronograma com a WBS/EAP, eu acho bem importante você manter o link entre os dois documentos.
É bem mais simples conseguir manter a coerência e integridade do planejamento se todo mundo falar a mesma língua.
O escopo ou o Canvas deve estar alinhado com a WBS/EAP, a WBS/EAP deve estar alinhada com o cronograma físico, o cronograma físico deve estar alinhado com o financeiro e assim sucessivamente.
Se elaboro uma WBS/EAP totalmente desvinculada do meu cronograma, como apresentar a evolução entre os dois? Como associar e manter a referência?
Não podemos esquecer que a WBS/EAP pode e deve ser usada como uma ferramenta de comunicação durante o planejamento e/ou controle do projeto. A partir das caixinhas fica muito mais simples para os envolvidos entenderem a amplitude do projeto durante o planejamento e por quê no controle seria diferente?
Veja um exemplo de uma WBS/EAP que demonstra o andamento do Projeto, as caixas em vermelho compõem o caminho crítico.
E se eu não mantiver a referência entre a WBS/EAP e o cronograma, como vou atualizar o desempenho?
Pense nisso! - Elabore um template: se os seus projetos são bem parecidos, pense em elaborar um template para facilitar o planejamento.
Cada tipo de projeto deve ter o seu WBS/EAP, infelizmente não tem uma receita de bolo ou um template mágico que pode ser usado em todo tipo de projeto.
Pense, pense, pense, discuta com seus pares e chegue em um modelo para cada tipo de projeto que você trabalhará.
Para elaborar um template bem útil, pense no projeto de maior complexidade, pois em projetos mais simples bastará “excluir “ as caixinhas que não serão usadas.